Samenvatting: Wij respecteren je privacy. Je gegevens staan op servers in Nederland (EU). Voor de AI-functie verwerkt OpenAI (Verenigde Staten) berichten; die doorgifte is afgedekt met de EU-standaardcontractsbepalingen (SCC's). Wij verkopen je gegevens nooit aan derden, en je hebt altijd controle over je data.
1. Wie zijn wij?
LimeDesk is een aanbieder van AI-gestuurde klantenservice-oplossingen. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Voor de gegevens van de klanten van onze klanten (bijvoorbeeld bezoekers die via de chat of per e-mail een vraag stellen) zijn wij verwerker namens onze klant; daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst.
- Bedrijfsnaam: LimeDesk
- KvK: 99420929
- BTW: NL005386326B53
- E-mail: info@limedesk.ai
2. Welke gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen de volgende categorieën gegevens:
- Accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsnaam, factuuradres.
- Gebruiksgegevens: chatgesprekken, e-mailinhoud (om antwoorden en conceptantwoorden te maken), kennisbankinhoud, configuratie-instellingen. Wij gebruiken deze gegevens niet om AI-modellen te trainen.
- Technische gegevens: IP-adres, browsertype, apparaatinformatie.
- Betalingsgegevens: worden verwerkt door onze betalingsprovider (Mollie) en niet door ons opgeslagen.
3. Waarvoor gebruiken wij je gegevens?
Wij verwerken je gegevens voor:
- Het leveren en verbeteren van onze AI-diensten.
- Het personaliseren van de AI op jouw tone-of-voice.
- Facturering en klantondersteuning.
- Het versturen van belangrijke service-updates.
- Het analyseren en verbeteren van onze dienstverlening.
4. Hoe lang bewaren wij je gegevens?
Wij bewaren je gegevens zolang je klant bent. Na beëindiging van je account worden je gegevens binnen 90 dagen verwijderd, tenzij wettelijk anders vereist: factuur- en betalingsgegevens bewaren wij 7 jaar vanwege de fiscale bewaarplicht.
Gesprekken met jouw klanten (chat, e-mail en de berichten in de inbox), e-mailconcepten en technische logboeken verwijderen wij automatisch zodra ze ouder zijn dan de bewaartermijn die je kiest in het dashboard onder Instellingen → Privacy: 30, 90, 180 of 365 dagen, of niet automatisch verwijderen. Kies je niets, dan geldt 1 jaar. Het toegangslog (wie wanneer inlogde of gegevens bekeek) bewaren wij 12 maanden. Versleutelde back-ups worden na 14 dagen verwijderd, dus verwijderde gegevens verdwijnen uiterlijk dan ook uit de back-ups.
5. Delen wij je gegevens?
Wij delen je gegevens alleen met de volgende subverwerkers:
- OpenAI (Verenigde Staten) — AI-verwerking van berichten. De doorgifte naar de VS is afgedekt met de EU-standaardcontractsbepalingen (SCC's).
- Mollie (Nederland) — betalingsverwerking.
- TransIP (Nederland) — hosting van de server (VPS) én e-mail.
Koppelingen die je zelf aanzet (zoals Shopify, Slack, Telegram of Zapier/webhooks) ontvangen of leveren alleen de gegevens die nodig zijn voor die koppeling. Betaal je via Shopify, dan verwerkt Shopify die betaling.
Facebook Messenger, Instagram en WhatsApp (Meta). Koppel je je Facebook-pagina, Instagram-account of WhatsApp Business-nummer, dan ontvangen wij via Meta de berichten die klanten aan jouw bedrijf sturen: de berichtinhoud (ook bijlagen), de naam en het profiel-ID van de afzender, bij WhatsApp het telefoonnummer, en de profielfoto als die openbaar is. Wij gebruiken die gegevens alleen om de berichten in jouw inbox te tonen en ze namens jou te beantwoorden (door de AI of door jou en je team). Wij gebruiken ze niet voor advertenties of profilering, verkopen ze niet en trainen er geen AI-modellen mee. Ze worden bewaard op onze eigen server in Nederland en automatisch verwijderd volgens de bewaartermijn die je kiest (zie punt 4). Verwijder je LimeDesk in de instellingen van Facebook, Instagram of WhatsApp (of vraag ons de koppeling te verbreken), dan vervallen onze toegangssleutels en ontvangen wij geen nieuwe berichten meer. Wil je dat wij alle gegevens van een koppeling of van één klant verwijderen, mail dan naar info@limedesk.ai; wij voeren dat binnen 30 dagen uit.
Wij verkopen nooit je gegevens aan derden.
6. Jouw rechten
Onder de AVG heb je de volgende rechten:
- Inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van je hebben.
- Correctie: je kunt onjuiste gegevens laten aanpassen.
- Verwijdering: je kunt verzoeken om verwijdering van je gegevens.
- Overdraagbaarheid: je kunt je gegevens opvragen in een gangbaar formaat.
- Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
Om je rechten uit te oefenen, neem contact op via info@limedesk.ai.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder:
- SSL/TLS-encryptie voor alle dataoverdracht.
- Wachtwoorden worden gehasht (bcrypt) en Shopify-toegangssleutels versleuteld (AES-256-GCM) opgeslagen.
- De database en bijlagen staan versleuteld op de schijf van de server (AES-256).
- Dagelijkse, versleutelde back-ups.
- Toegangscontrole en een toegangslog (inloggen en inzage in gesprekken), plus een incidentenplan.
8. Cookies
We gebruiken functionele cookies die nodig zijn om de website te laten werken. Voor analyse- en marketingcookies (zoals Google Analytics, Google Ads en Meta Pixel) vragen we eerst je toestemming via de cookiemelding. Weiger je, dan plaatsen we die niet.
9. Wijzigingen
Dit privacybeleid kan worden aangepast. Belangrijke wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd via e-mail.
10. Contact en klachten
Voor vragen over dit privacybeleid of om een klacht in te dienen:
- E-mail: info@limedesk.ai
Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.